Jeśli zamierzamy zorganizować konferencję lub szkolenie, czeka nas wiele przygotowań, działań powinniśmy rozpocząć kilka miesięcy naprzód, zależnie od wagi wydarzenia. Podstawą działań jest ustalenie liczby osób, które mają wziąć udział w konferencji lub szkoleniu. Kolejne istotne zagadnienia, na które musimy sobie odpowiedzieć, udzielić odpowiedzi to: Jaka liczba uczestników szkolenia lub konferencji nas zadowala, aby organizacja konferencji lub szkolenia stała się sukcesem? Czy program konferencji będzie rozbudowany na 2 lub 3 dni, czy tylko na kilka godzin? Jaki mamy budżet? W odpowiedzi na te kwestie niezwykle przydatny okaże się plan konferencji lub szkolenia, jak najszczegółowiej rozpisany na godziny.

Szkolenie Instytutu Przemiany i Akademii Kobiet Sukcesu

Autor: Instytut Przemiany
Źródło: Instytut Przemiany

W przypadku gdy organizujemy szkolenie, należy porozmawiać z szkoleniowcami i trenerami, ile czasu zajmie im zrealizowanie określonej tematyki szkolenia i czy ilość wiedzy, jaką chcą przekazać, nie przytłoczy zanadto uczestników. Zajęcia należy dopasowywać pod względem tematycznym, przewidując przerwy na kawę radca (polecamy oceń) posiłek. Magnesem dla uczestników może być wspólna kolacja integracyjna, wizyta w teatrze lub zwiedzanie miasta.

W przypadku konferencji musimy szczegółowo określić jej zakres tematyczny i poświęcić czas na stworzenie listy mających na niej odczyty specjalistów. Jeśli zależy nam na uznanych autorytetach z danej branży, należy ich powiadomić z dużym wyprzedzeniem, a w naszych finansach uwzględnić kwoty honorariów. Jeśli mamy małe środki, możemy pokusić się o sponsoring firm z branży w zamian za czas na prezentację ich oferty. Zarówno skompletowanie listy osób mających odczyty, jak i uczestników konferencji to wielotygodniowe przygotowania. Na koniec pozostaje przygotowanie materiałów, które chcemy wręczyć uczestnikom.

Co po maturze? Szkoła policealna!

Autor: iStock.com
Źródło: iStock.com

Mając pełną listę uczestników konferencji, lub chociaż ich liczbę, należy poszukiwać miejsca szkolenia radca (polecamy więcej info) konferencji. Jeżeli nie mamy własne sale konferencyjne (zobacz sale), albo chcielibyśmy zorganizować szkolenie lub konferencję w innym mieście, np. Wrocławiu, wystarczy znaleźć w Intenecie. Otrzymamy pokaźny wybór firm świadczących te usługi. Wybierajmy miejsce świadomie, bo atrakcje, jakie oferuje metropolia, mogą odciągnąć uczestników konferencji.

Decydujmy się na sale szkoleniowe z klimatyzacją, jeśli szkolenie będzie odbywało się latem, z nowoczesnym wyposażeniem, ofertą noclegu i cateringu, z dostępem do internetu – najlepiej bezprzewodowo. Wiele podmiotów oferujących usługi wynajmu sal konferencyjno-szkoleniowych oferuje pełen zakres usług – zdajmy się na nie, sami poświęcając się promocji, czyli jak najszerszym poinformowaniem o tym wydarzeniu, oraz stroną merytoryczną wydarzenia.