Dobrze przeprowadzona konferencja może stać się idealną reklamą przedsiębiorstwa. W związku z czym należy przygotować ją w jak najdrobniejszych szczegółach, zapewnić gościom maksymalny komfort i możliwość całkowitego skupienia. Oczywiście przygotowania należy rozpocząć odpowiednio wcześnie, by dopiąć wszystko na ostatni guzik.

hotel

Autor: Mark Hillary
Źródło: http://www.flickr.com

Przede wszystkim niezwykle istotne jest upewnienie się ile gości będzie uczestniczyło w konferencji. Jeśli poznamy tę liczbę bez problemu będziemy mieli możliwość wybrania odpowiedniej wielkości sali. Nie należy dopuścić do sytuacji, w której wnętrze jest zbyt duże lub małe. W pierwszym z wymienionych przypadków osoba przemawiająca będzie miała wrażenie, że wygłasza do pustej sali, co z pewnością nie będzie sprzyjać przekazowi. Dodatkowo może to wzmóc stres podczas wystąpienia, a jasne jest, że komfort psychiczny uczestników jest bardzo istotna. Jednocześnie trzeba zapewnić także komfort fizyczny, tym samym nie można wynająć miejsca zbyt małego. Może to być obezwładniające dla przemawiających, a poza tym absolutnie nikt nie powinien zostać bez miejsca lub stać przez cały czas trwania konferencji. Prawidłowo jest także zapewnić gościom posiłki w czasie konferencji. Najlepiej jest znaleźć restaurację niedaleko miejsca konferencji lub też zapewnić uczestnikom catering na miejscu. W takiej sytuacji należy przejrzeć oferty w Internecie. Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę frazy, takie jak np.: „restauracje Legnica” czy „katering Legnica”. W wynikach otrzymamy zarówno strony ogólne, na których użytkownicy oceniają i opiniują dane miejsce, jak i domowe strony wybranych miejsc. Sprawdzając je, możemy zobaczyć galerię zdjęć, pełne menu, koszty oraz dane kontaktowe, dzięki którym możemy zarezerwować odpowiednią liczbę miejsc oraz sprawdzić jak daleko od miejsca konferencji znajduje się dana restauracja (pełna analiza). Jeżeli zapraszamy uczestników spoza miasta, warto zapewnić im nocleg. Aby to zrobić także powinno się sprawdzić oferty w Internecie.

noclegi Legnica

Autor: Michael Coghlan
Źródło: http://www.flickr.com

Kolejny raz najkorzystniejszym rozstrzygnięciem jest lokacja gości w bliskiej okolicy miejsca konferencji. Ponownie najłatwiejszym sposobem jest poszukanie odpowiedniego miejsca w Internecie, wpisując m.in.: „hotele Legnica” czy „noclegi Legnica” i z pewnością można http://www.hotelkamieniczka.pl/pokoje/no bezproblemowo odnajdziemy najlepsze miejsce. Przeprowadzając konferencję, powinno się zaplanować nawet najmniejszy szczegół. Zapewni nam to komfort psychiczny, a uczestnikom niczym nieprzerwaną satysfakcję z uczestnictwa w tak odpowiednio przygotowanym wydarzeniu. Warto podejść do organizacji naprawdę poważnie, gdyż dobra konferencja stanie się wizytówką naszej firmy.