Tradycyjny obieg faktur zakupowych w firmie często może rodzić wiele różnego rodzaju problemów. W pierwszej kolejności wymaga dość dużej pracy ludzi z kilku działów, ale też jest czasem przyczyną sporego zamieszania. Dokumenty dostarczane są do firmy różnymi drogami. Część z nich jest dostarczana wraz z towarem do magazynu czy działu zakupu, część dochodzi do sekretariatu listami, a część może dostać księgowość bezpośrednio na maila. Tak duży rozrzut miejsc powoduje, że dokumenty często wędrują bez potrzeby między działami, czasami giną i generalnie jest z nimi spore zamieszanie.

dokumenty

Autor: Timm Suess
Źródło: http://www.flickr.com

Najlepiej nawet zorganizowana obsługa faktur w wersji tradycyjnej może nie ustrzec od takich kłopotów, a poza tym zabiera dużo czasu ludzi, którzy mogliby zrobić coś innego zamiast szukać zaginionych papierów – czytaj o obsłudze faktur. Z tego też powodu firmy coraz częściej decydują się na poprawę jakimś sposobem procesów związanych z rejestracją i obsługą faktur, a z pomocą będą im przychodzić nowoczesne technologie.

Jednym z bardzo chętnie stosowanych rozwiązań o takim charakterze jest oprogramowanie do cyfrowej obsługi i archiwizacji dokumentów. Wszystkie faktury na papierze, jakie pojawiają się w firmie są w pierwszej kolejności skanowane i przerobione do postaci cyfrowej. Realizowane to jest na specjalnych skanerach, umożliwiających odczytywanie tekstu z wydrukowanych kartek. Aktualnie rozpoznanie faktur jest bardzo zaawansowane, nowoczesne algorytmy doskonale sobie radzą z tekstem a skuteczność ich przedstawia się na poziomie nawet do 90 procent – dowiedź się więcej o rozpoznaniu faktur. Dzięki temu znacząco się zmniejsza ilość pracy ludzkiej, przy jednoczesnym zachowaniu odpowiedniej jakości. Pozostałe dziesięć procent nieprzeczytanych dokumentów wykonywane będzie przez pracowników, a później tak przetworzone faktury trafiają dalej.

Zrobić między innymi można integrację z systemem ERP, do którego załadowane zostaną całościowe informacje o zakupach, wraz ze skanem faktury. Dzięki temu wszystko od razu będzie dostępne dla wszystkich zainteresowanych działów, i tak naprawdę od momentu zeskanowania będzie można dalej taki dokument procesować.