Kiedy zakład korzysta z papierowych faktur, to powinny one trafić wpierw do osoby, która zakupiła konkretny przedmiot lub usługę, żeby ona je podpisała, później do potwierdzenia przez prezesa, a dopiero w ostateczności do działu księgowego, gdzie są wprowadzane do programu.

szafka na dokumenty

Autor: Timm Suess
Źródło: http://www.flickr.com
Niestety to wszystko zabiera sporo czasu przez co nie zawsze faktura dociera do księgowości przed rozliczeniem podatku, a czasami jeszcze dochodzi do jej zawieruszenia. Dlatego w przedsiębiorstwach, gdzie tych faktur jest bardzo sporo, zalecany jest do wprowadzenia elektroniczny obieg faktur – więcej na ten temat, który spowoduje, że faktura po skanowaniu od razu trafi do księgowości i nie ma obaw, że coś zostanie zawieruszone. W takim systemie można poprawić wszystkie dane jeśli pojawią się jakieś błędy, a w czasie sprawdzania dzięki odpowiedniemu sposobowi rejestrowania ich, łatwiej będzie dojść do oryginału dokumentu, który schowany będzie w archiwum.

Elektroniczny obieg pomaga uniknąć karnych odsetekMnóstwo dyrektorów podkreśla, że korzystanie z takiego elektronicznego obiegu sprawiło, że do księgowości z odpowiednim wyprzedzeniem trafia informacja o konieczności zapłacenia za daną fakturę, a więc nie pojawiają się najmniejsze spóźnienia w zapłatach, a co się z tym łączy, nie musimy płacić karnych odsetek, przez co duża ilość pieniędzy zostaje na firmowym koncie. Co więcej przy takim systemie wszyscy zaoszczędzą czas, bo nie należy już poszukiwać konkretnej faktury, nie należy pilnować na którym poziomie przyjęcia się znajduje, dzięki czemu podwładni mają szansę skoncentrować się na kolejnych zadaniach i w całości poświęcić się swoim obowiązkom.

Będziemy z niego zadowoleniKorzystanie z takiego systemu pozwala na wyeliminowanie większości błędów, które zjawiają się w wyniku czynnika ludzkiego, a co się z tym wiąże, nie należy marnować czasu na ich wyszukiwanie oraz zmienienie, ani nie należy się bać kar powiązanych z ich odkryciem przez urząd skarbowy. Jeśli rozpoczniemy korzystać z tego systemu, to prędko zauważymy jego zalety oraz dostrzeżemy jak poprawił działanie naszego zakładu jeśli idzie o obieg dokumentów. To wszystko sprawi, że będziemy zadowoleni z jego zakupu.